Smart working e telelavoro

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Con l’avvento della rivoluzione informatica e della sua rapidità, ogni impresa e studio professionale si trovi in costante evoluzione, potendo solo scegliere se adattarsi alle nuove tecnologie o cavalcarle.

Se questo è particolarmente sentito per i processi produttivi (modernizzazione dei prodotti o servizi offerti) e i rapporti con la clientela (modalità di consegna, utilizzo di internet e social management), spesso la gestione amministrativa rimane ancorata al modello di ufficio “tradizionale”

• ancorato a un archivio cartaceo di ampie dimensioni;
• per il cui funzionamento sia quindi necessaria la presenza degli addetti presso la struttura aziendale.

AGGIORNAMENTO: Per le previsioni temporanee riguardanti l’emergenza COVID-19 si consiglia di visionare anche l’articolo indicato a questo link.

Un luogo di lavoro dematerializzato

Nell’attuale realtà economica e tecnologica

• la massima parte delle attività di “back office” o di quelle che prevedono un contatto telefonico con i clienti può essere svolte attraverso qualsiasi terminale collegato a internet;
• la massima parte dei dati archiviati in via cartacea potrebbe essere digitalizzata e resa disponibile telematicamente, sia all’interno che all’esterno dell’azienda;
• quanto sopra può essere realizzato
  • in modo rispettoso dei principi di sicurezza informatica e della normativa in materia di privacy;
  • con investimenti modesti, al punto che per una nuova attività risulta normalmente più conveniente
    • dotarsi di un archivio esclusivamente informatico,
    • limitandosi alla conservazione cartacea dei soli documenti strettamente necessari (es. originali dei contratti sottoscritti).

Larga parte delle attività che oggi vengono svolte all’interno di uffici aziendali o professionali “tradizionali“, potrebbero quindi essere svolte in qualsiasi altro luogo, con:

• maggiore benessere per il dipendente, anche in relazione
  • alla riduzione dei tempi di tragitto verso il luogo di lavoro
  • a una maggiore flessibilità nell’organizzazione dei propri tempi di lavoro
• notevoli risparmi per l’azienda
  • sia con riguardo alla possibilità di ridurre le spese per i propri spazi di lavoro
    • es. consentendo il lavoro contemporaneo di più dipendenti rispetto a quelli che potrebbero operare contemporaneamente presso l’azienda
  • che, soprattutto in fase di avviamento, alla possibilità di prescindere radicalmente da uno spazio destinato a luogo di lavoro per il dipendente
    • es. il piccolo imprenditore che necessiterebbe di semplice attività di segreteria per rispondere alle telefonate, organizzare gli appuntamenti o emettere preventivi da inviare ai clienti

L’evoluzione

Premessa: il lavoro a domicilio tradizionale

Il “lavoro a domicilio” in senso tradizionale era essenzialmente quello “a cottimo“.

Si tratta di un rapporto particolare, presente storicamente in specifici settori, nel quale il lavoratore

• esegue al proprio domicilio una parte del processo produttivo aziendale (per esempio nell’attività di sartoria o nell’industria alimentare)
• consegnando al datore di lavoro un bene su cui quest’ultimo interverrà ulteriormente, fino a trasformarlo nel prodotto finito da mettere sul mercato
• è retribuito sulla base di tariffe di cottimo
  • previste dai contratti collettivi
  • o approvate da apposite commissioni

Si tratta di un modello

• che come anticipato, ha radici storiche e tradizionali e ambito di applicazione limitato
• che è opportuno nominare per distinguerlo dalle modalità di lavoro oggetto del presente articolo
• e dal quale si differenziano telelavoro e smart working, modelli
  • proiettati al futuro
  • e utilizzabili in via generale

Il telelavoro

Il concetto di telelavoro ha acquistato rilevanza parallelamente allo sviluppo dei computer e delle reti internet fisse. Il momento storico è utile per comprendere lo strumento.

Il telelavoro, infatti, si fonda sul radicale spostamento della postazione di lavoro di un dipendente

• dall’ufficio / azienda
• al domicilio del lavoratore

Questo strumento, nato dalla prassi, ha ricevuto attenzione in un accordo quadro stipulato a livello Europeo nel 2002, recepito in Italia da un accordo collettivo interconfederale nel 2004.

Tutt’ora, la disciplina del telelavoro è demandata quasi totalmente ai contratti collettivi e agli accordi individuali con il lavoratore interessato.

Il legislatore si è sostanzialmente limitato a

• promuovere il telelavoro
• e fornire parziali chiarimenti sugli adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro

Questo atteggiamento di astensione

• aveva probabilmente l’obiettivo di far emergere il rapporto dalla prassi, senza ingessare il suo sviluppo;
• ma
  • in una materia, qual è quella del lavoro, in cui le tutte le incertezze costituiscono un rischio per il datore,
  • sembra averne frenato l’espansione, soprattutto nelle PMI

Il lavoro agile – smart working

La diffusione della connessione internet veloce attraverso le reti mobili ha condotto a un ulteriore passo dell’evoluzione tecnologica:

• da una postazione di lavoro
  • in senso tradizionale
  • semplicemente “spostata” dal domicilio del datore a quello del lavoratore
• al superamento del concetto tradizionale
  • non solo di luogo di lavoro
  • ma anche di postazione di lavoro.

In un mondo iperconnesso, la prestazione lavorativa

• per la quale spesso sono sufficienti dispositivi leggeri e una rete mobile
• può essere svolta in modo trasversale, a prescindere da orari di apertura, presso la sede di lavoro, l’abitazione del lavoratore, gli spostamenti o qualsiasi altro luogo, nei limiti dei principi di sicurezza dei dati e di sicurezza sul lavoro.

Il lavoro agile, o “smart working”, è il concetto utilizzato per descrivere questa modalità di lavoro non tradizionale.

Il lavoro agile ha avuto disciplina legislativa con il decreto legislativo n. 81/2017. Tuttavia

• anche in questo caso, le normativa è scarna e lascia ampia libertà agli accordi collettivi e individuali
• con l’effetto di creare margini d’incertezza e rischio per il datore di lavoro.

L’art. 18 del D.Lgs. 81/2017

• comprende nel concetto di lavoro agile forme di organizzazione
  • per fasi, cicli e obiettivi
  • senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro
  • con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
• precisa che la prestazione lavorativa viene eseguita
  • in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno
  • senza una postazione fissa
  • nel limite dei soli limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale

Questa formulazione

• appare presupporre che il rapporto debba essere svolto, almeno in parte, all’interno dei locali aziendali
• ma non sembrano esistere ragioni per vietare la configurazione di rapporti di lavoro agile che prescindano totalmente dalla presenza nei locali aziendali

L’accordo con il lavoratore

Principi

Telelavoro e lavoro agile

• non sono specifici contratti di lavoro, alternativi ad altri tipi di rapporto
• ma costituiscono
  • modalità particolari di organizzazione e/o svolgimento del rapporto di lavoro, che per il resto può seguire uno qualsiasi tra i vari regimi disciplinati dalla legge (lavoro a tempo indeterminato, a termine..)

La peculiarità del rapporto, per tempi e luoghi, richiede uno specifico accordo con il lavoratore, che non può essere imposto.

La disciplina generale, come anticipato, è scarna e non coincide esattamente tra le due modalità. Si tratta di principi comunque in buona parte sovrapponibili, almeno rispettando elementari regole di cautela.

Forma

Nonostante la forma scritta non sia prescritta a pena di nullità, è evidente che l’accordo deve essere scritto, per diverse ragioni

• attribuzione della massima chiarezza alla disciplina del rapporto di lavoro, a tutela di entrambe le parti
• prova dell’adempimento all’obbligo di fornire
  • tutte le informazioni normalmente relative al rapporto di lavoro
  • le informazioni aggiuntive correlate alla particolarità del rapporto, soprattutto in tema di sicurezza
• per il lavoro agile, la legge prevede la forma scritta a fini probatori

Per il lavoro agile, va ricordato che dev’essere data priorità -con necessità di attivare meccanismi di raccolta e valutazione- alle richieste formulate da

• lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del congedo di maternità
• lavoratori con figli in condizioni di disabilità.

Condizioni

In generale, il lavoratore in regime di telelavoro e smart working ha diritto allo stesso trattamento economico e normativo degli altri dipendenti.

Tutta la disciplina di dettaglio sulla gestione del rapporto di lavoro, in particolare quella riguardante i tempi di lavoro -che comunque non devono essere superiori a quelli massimi previsti da legge e contrattazione, è demandata agli accordi collettivi e individuali.

È consigliabile che anche gli accordi individuali siano stipulati in idonea sede protetta, per esempio sindacale.

I poteri del datore di lavoro

Tra gli elementi da precisare nell’accordo, vanno ricordare le modalità di esercizio, da parte del datore di lavoro

• del potere direttivo
• del potere di controllo

Quanto al potere di controllo, vanno in ogni caso rispettati i principi generali in materia di privacy del dipendente, evitando -per esempio- casi di sorveglianza continua e occulta.

La durata

Lavoro agile – Smart working

Una volta che il rapporto di lavoro sia già iniziato con modalità tradizionali, la scelta per lo smart working è in ogni caso temporanea e reversibile.

• l’accordo può essere stipulato fin dall’inizio a tempo determinato,
  • con ritorno alla modalità tradizionale al termine del rapporto
  • salva la possibilità di proroghe
• e, se a tempo indeterminato, è comunque prevista la possibilità di recesso
  • da esercitare con preavviso o per giusta causa
  • il recesso per giusta causa può avvenire anche nel caso di rapporto a tempo determinato
  • nel caso di recesso, il rapporto ritorna alle modalità tradizionali

Telelavoro

L’accordo interconfederale del 2004 prevede una maggiore stabilità.

Ferma la necessità di verificare eventuali differenze negli accordi collettivi di settore, la reversibilità va pattuita espressamente. in questo caso il rapporto di lavoro proseguirà presso i locali del datore su richiesta di quest’ultimo o del lavoratore.

Considerata la rigorosa e duratura separazione del lavoratore dall’ambiente di lavoro, vanno previste idonee modalità per

• evitare l’isolamento
• e garantire adeguato accesso alla formazione e allo sviluppo della cerriera

L’organizzazione

Gli strumenti

In linea di principio, ogni questione riguardante gli strumenti necessari ad effettuare la prestazione lavorativa va definita nel dettaglio all’interno dell’accordo.

Il datore di lavoro

• Può fornire direttamente gli strumenti necessari a effettuare la prestazione
  • es. terminali informatici
  • in tal caso devono essere prodotti conformi alle vigenti normative di sicurezza, sui quali il datore di lavoro deve effettuare regolare manutenzione
• Ma non si tratta di un obbligo
  • E’ possibile avviare politiche “bring your own device” e consentire ai lavoratori di utilizzare gli strumenti (in particolare informatici) già utilizzati privatamente
  • devono essere comunque adottate idonee prescrizioni e misure affinché siano rispettate la sicurezza dei dati e del lavoratore.

Va ricordato che, in linea di principio, la semplice violazione da parte del lavoratore delle istruzioni impartitegli potrebbe non esonerare il datore da responsabilità, se sia configurabile un suo difetto di sorveglianza

La sicurezza dei dati

I vantaggi dell’evoluzione tecnologica

• vanno bilanciati con notevoli rischi, soprattutto in termini di perdita o diffusione di dati protetti
• e devono essere sfruttati nel rispetto dei vigenti obblighi in materia di privacy.

Il datore di lavoro deve assicurare che l’attività lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali non comprometta la sicurezza dei dati trattati. Va garantito, tra l’altro, che

• i terminali utilizzati siano protetti e vengano adeguatamente aggiornati
• le connessioni con eventuali servizi di cloud o il server aziendale avvengano in sicurezza, al riparo da intercettazioni da parte di malintenzionati
• il lavoratore riceva ogni opportuna informazione sui comportamenti da adottare per evitare compromissioni della sicurezza

E’ necessario, sul punto, confronto con esperto informatico e in materia di privacy, per evitare possibili errori nell’attuazione del progetto.

La sicurezza sul lavoro

Il problema del luogo di lavoro

Si tratta, probabilmente, del maggiore freno all’abbandono dei criteri di lavoro tradizionali. Per lungo tempo, il datore di lavoro si è trovato in una zona grigia particolarmente estesa

• da un lato, ogni rapporto di lavoro subordinato porta con se
  • l’applicazione della disciplina in materia di salute e sicurezza sul lavoro
  • con rilevanti oneri e rischi per il datore di lavoro
  • che dovrebbe effettuare un controllo costante sui propri lavoratori, gli ambienti in cui si trovano e gli strumenti utilizzati
• dall’altro, la possibilità di controllo del datore è evidentemente inferiore quando la prestazione si svolge in ambienti che si trovano fuori dalla sua sfera di controllo.

I lavoratori a distanza

Il decreto legislativo 81/2008 (testo unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro) ha previsto all’art. 3, co. 10, una disciplina particolare per tutti i “lavoratori subordinati che effettuano una prestazione continuativa di lavoro a distanza, mediante collegamento informatico e telematico, compresi” i casi di telelavoro previsti dall’accordo quadro europeo del 2002.

• viene prevista l’applicazione della disciplina sulle attrezzature munite di videoterminali (titolo VII del Testo Unico)
  • con i relativi obblighi di valutazione dei rischi, organizzazione dell’attività, sorveglianza sanitaria, informazione e formazione
• se il datore fornisce attrezzature (anche per tramite di terzi) va rispettata la disciplina prevista per l’uso di attrezzature di lavoro e dispositivi di protezione individuale (titolo III del Testo Unico)
  • le attrezzature devono rispondere ai requisiti di sicurezza e il datore deve, tra l’altro, curarne la regolare manutenzione.
• i lavoratori
  • devono ricevere adeguata informativa sulle politiche aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro, in particolare riguardanti i videoterminali
  • applicano correttamente le direttive aziendali di sicurezza
• è previsto un potere di ispezione da parte del datore, rappresentanze dei lavoratori e autorità competenti sul luogo in cui il lavoro viene svolto
  • tuttavia, quando la prestazione sia svolta al domicilio del lavoratore tale accesso può avvenire solo su consenso di quest’ultimo
  • si tratta di un limite importante al potere d’ispezione da parte del datore, che evidentemente rende impossibile un controllo pervasivo in materia di sicurezza
• vanno previste misure per evitare l’isolamento del lavoratore a distanza

Il domicilio non è luogo di lavoro

Un chiarimento importante è arrivato dall’interpello n. 13/2013, con il quale è stato stabilito, per i lavoratori che hanno come luogo di lavoro la propria abitazione, che

• il domicilio non può essere considerato luogo di lavoro (art. 62 D.Lgs. 81/2008)
  • pertanto, non rientra negli obblighi di valutazione dei rischi da parte del datore
• rimane fermo l’obbligo generale di informazione e formazione dei lavoratori
• ma non è necessaria la formazione specifica per il primo soccorso e antincendio

Nell’interpello è stato fatto riferimento all’art. 3 co. 9 D.Lgs. 81/2008

• che riguardava il lavoro a domicilio “tradizionale”,
• ma qui interpretato estensivamente, al di là dei confini del tradizionale cottimo

Lavoro agile

l’art. 22 del d.lgs. 81/2017 stabilisce che il datore di lavoro

• garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalita’ di lavoro agile
• e a tal fine consegna
  • al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza
  • con cadenza almeno annuale
  • un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Non è chiarito se la consegna dell’informativa sia sufficiente all’adempimento degli obblighi del datore di lavoro per quanto riguarda l’attività svolta fuori dai locali aziendali.

È opportuno affiancare almeno i principi e oneri già consolidati nella prassi del lavoro a distanza prima del D.Lgs. 81/2017 e sopra ricordati, al fine di evitare possibili contestazioni.